Mithilfe des E-Mail Imports können Ihre Verträge automatisch von Ihrem Gmail Postfach in Ihren ContractHero Account hochgeladen werden.
Um den Upload noch einfacher zu gestalten, können Sie an Stelle der magischen E-Mail Adresse eine einfache, individuelle E-Mail Adresse erstellen. Dazu erstellen Sie in Gmail ein individuelles Postfach.
Folgende Dinge benötigen Sie dazu:
Den Admin Zugang zur Google Konsole.
Eine Übersicht der E-Mail Adressen aus ContractHero. Diese finden Sie unter dem jeweiligen Button Verträge hinzufügen via E-Mail (Anleitung dazu siehe hier).
Eine Übersicht, wie Sie die jeweilige Gruppe benennen wollen.
❗ WICHTIG: Für jedes Team (und Unterteam) bei ContractHero müssen Sie eine eigene Gruppe anlegen, da jedes Team eine eigene E-Mail Adresse hat und dadurch zugeordnet werden kann.
Erstellung der Gruppe im Google Admin Panel:
Öffnen Sie die Gruppen Einstellung im Google Admin Panel.
Hier tragen Sie den jeweiligen Gruppen Namen ein. Der Besitzer der Gruppe bei Gmail sieht auch außerhalb von ContractHero welche E-Mails an diesen Verteiler gehen.
Auf der nächsten Seite können Sie den Zugang zur Gruppe konfigurieren. Wir schlagen hierbei folgende Konfiguration vor:
Nach dem Klick auf 'Create Group' ist die Gruppe final erstellt.
Im nächsten Schritt müssen Sie nun die "magische E-Mail Adresse" von ContractHero hinzufügen. Dies können Sie über den Dialog auf der linken Seite unter "Add Members":
Hier fügen Sie nun die "magische E-Mail Adresse" aus dem jeweiligen Account ein.
Das wiederholen Sie nun für alle Ihre Teams bzw. Unterteams. Sollten Sie nur ein Team haben, ist die Einrichtung nun abgeschlossen.
Wenn nun eine E-Mail mit PDF-Datei im Anhang an die von Ihnen erstellte E-Mail Adresse gesendet wird, wird diese Datei gleichzeitig auch in Ihrem ContractHero Team hochgeladen.
💡 Tipp: Die erstellte E-Mail Adresse kann mit jedem geteilt werden, auch mit Kollegen und Partnern, die keinen eigenen ContractHero Zugang haben, Ihnen aber E-Mails mit Verträgen im Anhang schicken.
Sie möchten Ihr Anliegen lieber persönlich besprechen?